a. Làm quen với cửa sổ soạn thảo
Khi bạn mở Word sẽ có một tài liệu trống xuất hiện, nó trông như một tờ giấy và chiếm một khoảng lớn màn hình.
Bạn muốn bắt đầu làm việc nhưng không biết bằng cách nào: Bạn sẽ gõ văn bản ở đâu? Nếu muốn thụt đầu dòng thì phải làm sao? Thay đổi canh lề như thế nào? Làm sao để lưu tài liệu? Hãy khởi đầu bằng cách làm quen với một số điểm căn bản của Word
b. Bắt đầu nhập liệu
Trong chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word 2007 thanh Ribbon được đặt ở phía trên vùng làm việc chính. Người dùng sẽ sử dụng các Nút Lệnh của thanh Ribbon để thực hiện các hiệu chỉnh.
1. Thanh Ribbon nằm phía trên cùng.
2. Điểm chèn nội dung.
Word chờ bạn nhập nội dung. Tại điểm chèn nội dung có một gạch dọc nhấp nháy phía trên cùng bên trái cho bạn biết vị trí nơi những gì bạn gõ vào hiển thị. Khoảng trống từ điểm chèn nội dung tới đầu trang và phía bên trái được gọi là các Margin (canh lề), bạn sẽ tìm hiểu về các Margin trong phần sau của bài. Bây giờ nếu bạn bắt đầu gõ văn bản, trang tài liệu của chúng ta sẽ dần được phủ đầy từ góc trên bên trái đi xuống.
Nếu bạn muốn gõ văn bản từ phía thấp hơn thay vì ở đầu trang hãy gõ phím ENTERtrên bàn phím đến khi điểm chèn nội dung nằm ở đúng vị trí mà bạn mong muốn. Nếu bạn muốn thụt đầu dòng hãy nhấn phím TAB trước khi gõ, mỗi lần gõ phím TABđiểm chèn nội dung sẽ dịch chuyển sang bên phải một khoảng là 1,5 inch. Khi bạn gõ văn bản điểm chèn nội dung sẽ di chuyển dần từ trái sang phải. Khi điểm chèn này đi đến phần ngoài cùng bên phải bạn hãy tiếp tục gõ bình thường Word sẽ tự động chuyển xuống dòng mới. Để bắt đầu một đoạn mới, hãy nhấn phím ENTER .
c. Những kí hiệu hỗ trợ
1. Ký hiệu phân đoạn, mỗi ký hiệu tương ứng với một lần nhấn phím ENTER. 2. Ký hiệu TAB, mỗi ký hiệu tương ứng với một lần nhấn phím TAB. 3. Ký hiệu SPACEBAR, mỗi ký hiệu tương ứng với một lần nhấn phím SPACEBAR. Hãy tưởng tượng bạn đã gõ một văn bản như hình bên trên. Hai đoạn văn bản có vẻ cách nhau hơi xa. Đoạn thứ hai lại dường như thụt đầu dòng hơi nhiều so với đoạn đầu. Bạn có thể dễ dàng kiểm tra bằng cách nhìn vào những ký hiệu định dạng (formatting marks) mà Word tự động chèn vào khi bạn gõ văn bản. Các ký hiệu này luôn có mặt trong văn bản, tuy nhiên nó được ẩn đi cho đến khi bạn cần thì chúng mới hiển thị. Để hiển thị những ký hiệu định dạng hãy sử dụng thanh Ribbon phía trên màn hình Word. Chọn thẻ Home, và tìm kiếm nút lệnh
trong phần Paragraph, nhấn vào đó để hiển thị hoặc ẩn các ký hiệu định dạng. Khi bạn nhìn thấy những ký hiệu định dạng này lần đầu tiên bạn có thể sẽ tự hỏi nó là gì và lo ngại nó có được in ra khi bạn in văn bản của mình hay không. Câu trả lời là không, các dấu hiệu này không được in dù bạn có nhìn thấy chúng trên màn hình soạn thảo. Vậy ký hiệu định dạng là gì? Tác dụng của chúng? Hãy xem xét một ví dụ như sau: Word tự động chèn ký hiệu đánh dấu đoạn văn bản (paragraph mark) 
mỗi khi bạn nhấn phím ENTER để bắt đầu môt đoạn mới. Trong hình minh họa trên, giữa hai đoạn văn bản xuất hiện một ký hiệu đánh dấu đoạn văn bản thừa, có nghĩa là bạn đã nhấn phím ENTER hai lần thay vì chỉ cần nhấn một. Việc này làm xuất hiện các khoảng trống không cần thiết. Hãy xóa ký hiệu thừa này nếu bạn muốn tiết kiệm không gian trong văn bản. Mỗi lần nhấn phím TAB sẽ làm xuất hiện một ký hiệu mũi tên 
. Trong hình, có một mũi tên ở đoạn đầu và hai mũi tên ở đạn thứ hai, như vậy phím TAB đã được nhấn hai lần ở đầu đoạn thứ hai. Ký hiệu dấu chấm 
cho biết bạn đã nhấn phím SPACEBAR bao nhiêu lần giữa mỗi từ, hoặc khi bạn vô ý nhấn nhầm phím SPACE BAR giữa các ký từ trong một từ. Một chấm đại diện một khoảng trống, hai chấm là hai khoảng trống. Thông thường, chỉ cần có một khoảng trống ở giữa các từ. Cần lưu ý ký hiệu dấu chấm này khác với dấu chấm câu trong văn bản, dấu chấm câu nằm phía dưới chân các ký tự còn ký hiệu dấu chấm nằm ở giữa các ký tự. d. Những dấu gạch chân trong văn bản
Khi bạn gõ văn bản, thỉnh thoảng có thể Word sẽ tự động chèn các dấu gạch chân gấp khúc màu đỏ, xanh lá hoặc xanh dương phía dưới một số từ.
Dấu gạch đỏ: có thể do lỗi chính tả hoặc Word không thể nhận dạng được từ bạn gõ vào, ví dụ như tên riêng hoặc tên một địa danh nào đó. Nếu từ của bạn gõ là đúng chính tả nhưng Word vẫn không nhận ra thì bạn có thể thêm từ đó vào mục từ điển Word (Word's Dictionary) để sau này từ đó không còn bị gạch dưới.
Dấu gạch xanh lá: Word cho rằng bạn nên kiểm tra lại ngữ pháp (tất nhiên là tiếng Anh)
Dấu gạch xanh dương: từ bạn gõ vào là đúng chính tả nhưng có thể không hợp với ngữ cảnh hoặc ngữ nghĩa của câu.Ví dụ thay vì dùng từ "too" (quá) bạn có thể gõ nhầm thành "to". Vậy bạn sẽ phải xử lý những dấu gạch đó như thế nào? Hãy Click-Chuột-Phải trên từ bị gạch dưới, Word sẽ tự động đưa ra các đề nghị chỉnh sửa (thỉnh thoảng Word cũng có thể sẽ không đưa ra được bất kỳ gợi ý nào). Hãy chọn gợi ý nào bạn cảm thấy hợp lý để thay thế từ bị gạch dưới, phần gạch dưới này sẽ biến mất. Các dấu gạch dưới này không xuất hiện khi bạn in văn bản. Một lưu ý đối với dấu gạch dưới màu xanh lá và xanh dương: trong đa số trường hợp, Word thường chính xác trong việc chỉ ra các lỗi ngữ pháp thông dụng. Tuy nhiên, bạn nên cân nhắc khi sử dụng chức năng này. Nếu bạn chắc chắn rằng mình đúng và Word đã sai, hãy bỏ qua những gợi ý chỉnh sửa này.
e. Thay đổi canh lề trang văn bản
Canh lề (Margins) là các khoảng trống xung quanh viền của trang văn bản. Phía Trên, Dưới, Phải và Trái của trang có một khoảng canh lề bằng 1 inch (tương đương 2.54cm), đây là khoảng canh lề thông dụng nhất mà bạn có thể sử dụng trong đa số trường hợp.
Nếu bạn muốn thay đổi canh lề thì bạn có thể thực hiện dễ dàng vào bất cứ lúc nào. Chẳng hạn như khi bạn muốn viết một lá thư, trình bày một công thức hoặc làm một bài thơ thì bạn có thể sẽ cần những khoảng canh lề khác. Hãy sử dụng thanh Ribbon để thay đổi các khoảng canh lề. Chọn thẻ Page Layout, Trong phần Page Setupclick chọn nút Margins bạn sẽ nhìn thấy danh sách nhiều khoảng canh lề khác nhau bên cạnh đó là thông số chi tiết cho mỗi phần. Khoảng canh lề đầu tiên trong danh sách là Normal, khoảng canh lề hiện tại. Để chọn canh lề nhỏ hơn hãy chọnNarrow. Nếu bạn muốn khoảng trống bên trái và bên phải rộng hơn thì hãy chọnWide. Khi bạn đã chọn xong khoảng canh lề mà mình mong muốn, toàn bộ tài liệu sẽ tự động thay đổi theo canh lề mà bạn vừa chọn. Khi bạn chọn một khoảng canh lề nào thì phần nền của nó sẽ thay đổi màu, click vào nút Margins một lần nữa màu nền sẽ cho biết khoảng canh lề nào hiện đang được áp dụng cho tài liệu của bạn.
f. Lưu tài liệu
1. Để lưu tài liệu hãy nhấn nút Microsoft Office
2. Sau đó nhấn Save. Bạn đã nhập liệu và hiệu chỉnh hoàn thiện câu từ và các đoạn văn bản, hoặc có những số liệu quan trọng mà bạn không muốn đánh mất nếu lỡ con mèo nhà bạn vô tình dẫm lên bàn phím hay một sự cố điện nào đó làm tắt máy tính đột ngột. Để giữ thành quả công việc của mình được an toàn, bạn phải lưu tài liệu lại. Không bao giờ là quá sớm để làm điều đó. Nhấn vào nút Microsoft Office
ở phía trên cùng bên trái, sau đó nhấn Save. Một hộp thoại (Dialog Box) sẽ xuất hiện. Hộp thoại là một cửa sổ nhỏ để trợ giúp bạn thực hiện một việc nào đó. Bạn sẽ sử dụng hộp thoại này để cho Word biết bạn muốn lưu tài liệu này ở thư mục nào trên máy tính và đặt tên tài liệu là gì. Sau khi đã lưu lần đầu và trở lại công việc, bạn có thể tiếp tục lưu tài liệu này suốt quá trình làm việc, bất cứ khi nào thấy cần thiết. Mỗi lần muốn lưu hãy nhấn nút Save 
trên thanh công cụ truy cập nhanh(Quick Access Toolbar) ở góc trên bên trái hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+S(nhấn phím Ctrl và S cùng lúc). 
Sau khi kết thúc công việc và lưu lại tài liệu, thoát khỏi Word bằng cách nhấn vào nútMicrosft Office
sau đó nhấn Close.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét